Digital Trasformation 4.0 - LifeBee - Digitalizing Life Sciences

[vc_row hide_bg_image_on_tablet="" hide_bg_image_on_mobile="" css=".vc_custom_1613406054264{margin-bottom: 50px !important;background-color: #f1c410 !important;}"][vc_column][vc_row_inner hide_bg_image_on_tablet="" hide_bg_image_on_mobile="" css=".vc_custom_1614599704746{padding-right: 30px !important;padding-bottom: 30px !important;padding-left: 30px !important;}"][vc_column_inner width="1/4"][/vc_column_inner][vc_column_inner width="3/4"][vc_column_text css=".vc_custom_1614962443025{padding-top: 30px !important;}"]

Mirka Broccato,
QP & GMP compliance Executive Consultant

A distanza di due anni dall’inizio della pandemia di COVID che ha sconvolto non solo le nostre vite, ma anche il nostro modo di lavorare, abbiamo imparato a destreggiarci in modo più o meno efficace tra mille nuove sfide e opportunità di cambiamento.

I requisiti GMP e le comuni pratiche di sorveglianza che ormai da decenni erano consolidati e con i quali eravamo ormai abituati a confrontarci sono stati fortemente impattati, e hanno costretto tutti gli attori del mondo Life Science a modificare le proprie modalità lavorative. Le stesse autorità regolatorie sono state costrette a fare i conti con le criticità legate all’impossibilità di spostarsi e di raggiungere i siti da ispezionare e con l’ esigenza, ancor più necessaria, di dover comunque esercitare il fondamentale ruolo di sorveglianza essenziale per garantire la salute pubblica.

A fare il punto dopo due anni di conduzione di ispezioni da remoto ci ha pensato l’ICMRA (International Coalition of Medicines Regulatory Authorities) che con il suo COVID-19 working group (*) ha analizzato l’esperienza maturata con il nuovo approccio ispettivo da remoto ed ha riassunto le proprie considerazioni in un interessante documento di riflessione.

I membri dell’ICMRA group sono tutti concordi sul fatto che, sebbene le ispezioni da remoto siano state uno strumento importante per esercitare la sorveglianza necessaria a garantire la salute pubblica nel periodo pandemico, non possano essere considerate completamente sostitutive delle ispezioni on-site.

I limiti che sono stati identificati dagli ispettori nell’esecuzioni di ispezioni da remoto si riferiscono ad aspetti legati alle relazioni tra ispettore e ispezionato (es. incapacità di leggere il linguaggio non verbale che spesso consente di creare quel clima di fiducia necessaria alla conduzione di un’ispezione efficace), incapacità di intercettare anomalie di tipo strutturale o di verificare in modo rigoroso parti di macchine o locali con accessi difficoltosi (aree tecniche, camere climatiche…) dovute al limitato campo visivo delle videocamere. Ad ostacolare la efficace conduzione di audit da remoto è stata riscontrata anche l’estensiva presenza di documentazione cartacea e la conseguente difficoltosa e lenta messa a disposizione della stessa.

Il livello di disponibilità della documentazione rilevante è stato preso in considerazione anche come fattore che, insieme ad altri (come ad esempio complessità delle attività, tipologia di produzione - sterile, non sterile…-, storia di compliance), ha determinato la scelta da parte delle autorità di procedere con un’ispezione da remoto piuttosto che applicare il tradizionale approccio on-site. L’accessibilità dei sistemi elettronici e l’accesso ai documenti originali (es. SOP, metodi di convalida, dati di convalida del processo, di qualifica delle macchine, cartelle cliniche dei partecipanti, moduli di consenso informato firmati, ecc.) sono stati considerati come fattori necessari per poter condurre un’efficace ispezione da remoto.

L’ICMRA working group ha trovato che l’applicazione e la disponibilità delle tecnologie necessarie per l’esecuzione di virtual facility tours (visual technologies & video streaming glasses ) e per la creazione di piattaforme di condivisione dei documenti e delle informazioni GMP/GCP rilevanti siano stati degli elementi chiave per l’esecuzione e la buona riuscita delle ispezioni da remoto.

Nel documento redatto dal working group ((1) par 4.1.3) gli ispettori indicano come gli strumenti di videoconferenza possano essere utilizzati anche per rivedere gli approcci di Data Integrity tramite, ad esempio, la condivisione dello schermo di sistemi computerizzati (opzione preferita), il recupero dei dati utilizzando un computer autonomo o la revisione degli audit trail esportati. Tutto questo può naturalmente essere applicato purché l’intero processo di messa a disposizione dei dati in ambienti GxP avvenga sotto la supervisione del Quality Assurance e che i sistemi informatici rimangano in uno stato convalidato.

Questo tipo di ispezioni non coinvolgono però solo i reparti di Qualità delle aziende. L’esperienza degli ispettori ha mostrato che il coinvolgimento dei rappresentanti IT di entrambe le parti nelle prime fasi delle discussioni logistiche e l’esecuzione di dry run sono stati elementi estremamente vantaggiosi, anche al fine di rimuovere eventuali ostacoli legati all’uso di software, applicazioni, transfer protocols non condivisi che avrebbero potuto influenzare negativamente l’esito dell’ispezione stessa.

Cosa ci aspettiamo quindi per il futuro?

Alcune agenzie regolatorie stanno attualmente valutando se utilizzare approcci remoti in futuro. È stato espresso da alcuni ispettori l’interesse ad integrare o sostituire l'ispezione in loco con un'ispezione a distanza o con approcci ibridi, ad esempio per affrontare un problema specifico, contribuire alla valutazione di un application assessment o verificare azioni correttive/preventive resesi necessarie a seguito di ispezioni in loco.

Dopo due anni di ispezioni da remoto quindi quello che emerge dal feedback degli ispettori è che, seppur con alcune limitazioni e circoscrivendo lo scopo dell’ispezione, l’approccio da remoto potrà essere considerato uno strumento utile per consentire alle agenzie regolatorie di esercitare efficacemente il loro ruolo di sorveglianza anche per il futuro.

(*) Il gruppo di lavoro era presieduto da MHRA e aveva rappresentanti di US-FDA, EMA, Health Canada, Swissmedic, HPRA Ireland, AEMPS Spagna, ANSM France, PEI Germany, MHLW/PMDA Japan, TGA Australia, ANVISA Brazil, HSA Singapore , OMS e Saudi-FDA.

(1) International Coalition of Medicines Regulatory Authorities (ICMRA) Covid-19 Working Group: Remote GCP and GMP Regulatory oversight inspections. Reflections on the regulatory experience of remote approaches to GCP and GMP regulatory oversight during the COVID-19 Pandemic.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row hide_bg_image_on_tablet="" hide_bg_image_on_mobile="" css=".vc_custom_1614080523906{padding-top: 50px !important;}"][vc_column][vc_column_text]Articoli correlati e case studies[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Covid-19 e il valore della digitalizzazione

In effetti, chi si è fatto trovare pronto è riuscito a rispondere in fretta all’emergenza e ha colto pienamente anche le opportunità che si sono create.

Un’indagine di Nomisma (1) sui farmaci generici, per esempio, ha evidenziato che a marzo 2020 gli ordinativi di molti prodotti legati alla gestione del virus Sars-Cov-2 sono cresciuti – in un solo mese - tra il 128% e il 782% rispetto all’anno precedente ma solo le imprese più innovative – che avevano già implementato molti strumenti digitali – sono riuscite a reagire prontamente. Secondo la rilevazione, solo il 40% delle imprese produttrici è riuscito a cogliere questa opportunità mentre più della metà ha ottenuto solo un “successo parziale” e il 7% non ha soddisfatto per nulla il surplus di domanda.

Il 60% degli intervistati, inoltre, ha indicato come fattori essenziali per una rapida risposta in tempi di emergenza la disponibilità di un sistema per la completa tracciabilità della supply chain e l’utilizzo di modelli predittivi.

L’importanza di disporre di sistemi digitali già attivi nell’industria farmaceutica viene confermata anche dall’esperienza di Matteo Santi, compliance e quality director del gruppo Helsinn, società svizzera con un ampio portafoglio di terapie innovative per il cancro e le malattie rare, con diffusione in tutto il mondo.

«Nella sede di Lugano – spiega nella sua intervista – il lavoro in remoto non era una novità, ma fino a quel momento solo il 20% dei dipendenti ne usufruiva. In due settimane il team IT è riuscito nella missione impossibile di estendere al 100% del personale di sede questa possibilità».

Questo risultato è stato possibile grazie al fatto che Helsinn, negli anni, ha investito nella digital transformation e molti processi sono ormai completamente elettronici e paperless. Tra gli altri: il lifecycle dei documenti GxP, (circa 3.000 policy, procedure e form), i principali flussi del Corporate quality management system (change control, deviation, Capa, Oos), i sistemi LIMS di laboratorio, il rilascio dei lotti, la revisione dei contratti, la valutazione di ethics and compliance delle terze parti (circa 2.000 collaborazioni).

Covid-19, un booster per la digital transformation

Avendo dimostrato i benefici di disporre di sistemi digitali strutturati, la pandemia ha imposto un’ulteriore accelerazione anche ai programmi di digital transformation già in programmazione. I progetti in cantiere hanno assunto infatti una diversa priorità e nelle aziende Pharma è iniziato un processo fortemente sponsorizzato dai top management per completare la trasformazione digital facendo tesoro delle lezioni apprese durante l’emergenza. L’obiettivo è estendere il processo di revisione alla maggior parte dei flussi operativi per renderli più agili, snelli ed efficaci avviando anche le fasi più avanzate – o complementari – dei programmi.

«L’emergenza pandemica, a mio parere, è stata un booster – ha affermato Toni Valente, direttore dello stabilimento di Capua di Pierrel amplificatore e catalizzatore per un processo in atto che molte aziende, organizzazioni e la stessa società civile stavano programmando in maniera, però, molto più graduale. Ci siamo ritrovati da un giorno all’altro a ribaltare atteggiamenti, comportamenti e organizzazioni consolidate, nel bene e nel male, da anni».

Per conservare la business continuity, Pierrel ha adottato procedure più snelle, che hanno richiesto un diverso approccio mentale e operativo, e nuove modalità di rapportarsi all’esercizio delle proprie responsabilità. Nonostante lo stabilimento operi 24 ore al giorno e sette giorni su sette, più del 30% del personale delle strutture di supporto lavora ora in smart working.

Anche in questo caso, le soluzioni informative già inserite nel piano di automazione, integrazione e trasformazione digital hanno rappresentato un supporto indispensabile e, proprio per questo, verranno ampliate e consolidate.

Il dopo Covid-19: l’evoluzione verso il “new normal”

«Ritengo che si debba valutare questo momento lavorativo spogliandolo dell’esigenza emergenziale e replicandone gli aspetti positivi, così da rendere sistematico e fluido quanto realizzato nella necessità».
Toni Valente, direttore dello stabilimento di Capua di Pierrel

La trasformazione digital nelle aziende Pharma, comunque, non dovrebbe rappresentare una risposta estemporanea all’emergenza ma essere il frutto di una precisa pianificazione strategica. Come spiega Davide Smaldone, corporate IT Demand Manager di Menarini, nell’industria farmaceuica l’obiettivo della digital transformation non è il mero trasferimento dei processi fisici su supporto digitale ma la completa revisione dei processi di lavoro e la loro integrazione in nuovo flusso più completo, rapido ed efficace.

«Le aziende che vorranno sfruttare questa circostanza per cambiare il proprio modo di lavorare – afferma Smaldone – dovranno continuare questo percorso andando a ripensare i propri processi in modo che siano nativamente digitali. Solo questo è il modo in cui riusciremo a implementare un cambiamento solido e duraturo che sia ugualmente efficiente per dipendenti e aziende».[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row hide_bg_image_on_tablet="" hide_bg_image_on_mobile="" css=".vc_custom_1614081307680{padding-top: 50px !important;}"][vc_column][vc_column_text]Articoli correlati e case studies[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Mirka Broccato,
QP & GMP compliance Executive Consultant

Seguimi su Linkedin[/vc_column_text][vc_empty_space height="10px" alter_height="none" hide_on_desktop="" hide_on_notebook="" hide_on_tablet="" hide_on_mobile=""][vc_btn title="Chiedi ai nostri esperti" style="outline" color="blue" size="sm" link="url:mailto%3Ainfo%40lifebee.it|||"][/vc_column][vc_column width="1/3"][vc_single_image image="5356" img_size="full" alignment="center"][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space height="50px" alter_height="none" hide_on_desktop="" hide_on_notebook="" hide_on_tablet="" hide_on_mobile=""][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Già nel 2018 la World Health Organization (WHO) nel suo Technical Report Series, No. 1010, 2018 (Guidance on good practices for desk assessment of compliance with good manufacturing practices, good laboratory practices and good clinical practices for medical products regulatory decisions)si era data l’obbiettivo di costruire una linea guida che definisse una procedura armonizzata per l’esecuzione di desk assessment da parte delle Autorità. La WHO definisce un desk assessment come un processo di valutazione, non necessariamente On-site, del livello di compliance alle GMP, GCP e GLP delle organizzazioni coinvolte nelle principali attività del mondo Life Science.

Leggendo questo documento emerge chiaramente quanto la condivisione delle informazioni che caratterizzano lo stato di conformità alle buone pratiche di lavorazione, di controllo qualità e di conduzione dei clinical trial sia essenziale per consentire alle Autorità di mantenere un buon livello di controllo su tutti gli attori che sono chiamati al rispetto delle GxP, partendo dai produttori di Medicinali e di API (inclusi biologicals and vaccines manufacturers, importatori, repackaged or relabelled), ma anche dei produttori di IMP (investigational medical product), dei fornitori di servizi di QCLs, CROs e dei siti di conduzione di clinical trial.

Interessante è la definizione di Information sharingriportata nel documento: an exchange of data between individuals or entities outside the traditional organizational boundaries, to achieve a common goal in termsof better policies and to deliver better services. This may mean that one party is disclosing information while the other is collecting the information or both parties are mutually disclosing and collecting information.

Si parla di un comune obiettivo, sia da parte delle Autorità che da parte di ogni altra entità coinvolta, di migliorare le reciproche relazioni.

Nel 2018 si parlava di desk assessment come opzione per favorire una migliore ottimizzazione delle risorse ispettive, oggi, in epoca COVID, si parla di audit in remoto, di distant assessment, di virtual inspection per ragioni di necessità.

Ancora maggiore importanza riveste quindi una trasparente, rapida ed efficace condivisione delle informazioni e dei documenti tra le organizzazioni coinvolte nei processi ispettivi. Oggi le Autorità, i partners commerciali, i clienti sono chiamati ad esercitare il loro ruolo di garante e di monitoraggio della conformità a distanza, senza poter vedere di persona il sito da autorizzare o da monitorare. Diventa quindi fondamentale che possano avere un quadro veritiero ed accurato dello stato di compliance dell’azienda da ispezionare.

Nel paragrafo 5.4 del documento compaiono parole che, chi è abituato a lavorare nel mondo Life Science, conosce bene: “…Mechanisms and controls should be established to ensure that the information provided by the applicant is authentic, legible, currentand accurate.” Solo quando le aziende avranno tutte definito delle reali e solide politiche di Data Integrity, quando avranno applicato per ogni dato e informazione critica le regole ALCOA (+PLUS) sarà possibile per le Autorità o gli auditor esercitare in modo efficacie e sicuro il loro controllo anche in remoto.

È l’Autorità stessa ad indicare la via da seguire: Validated electronic assessment tools (software applications) may be used to perform the desk assessments. Although paper-based systems may also be used, electronic tools are preferred (par. 5.5).

È opportuno quindi munirsi di soluzioni digitali robuste, ben disegnate sugli specifici processi aziendali e che quindi possano fornire documenti e informazioni leggibili, veritieri ed accurati così da poter dare la giusta confidenza a chi ci deve monitorare (sia che si tratti di un’Autorità Nazionale che Internazionale, sia che si tratti di un partner commerciale) che si possa costruire un reale clima di Reliance, così come auspicato dalla linea guida “PIC/S GMP Inspection Reliance Initiative”.

L’importanza di costruire una reciproca fiducia prima, dopo e durante la conduzione di un Distant Assessment passa necessariamente attraverso l’adeguatezza del processo di Document Sharing. Non è un caso, infatti, che il primo triggersche ostacola la possibilità di effettuare un monitoraggio in remoto da parte dell’Autorità è proprio l’incapacità da parte del sito da ispezionare di condividere la documentazione richiesta: “Failure of the site to supply the requested information” (par. 5.3.3 PIC-PI_048_1_Guidance_on_GMP_Inspection_Reliance). Questo ci dà una chiara misura dell’importanza di avere a disposizione informazioni, dati e documenti chiari, accurati, facilmente condivisibili e quindi digitali.

Solo una soluzione digitale ben progettata e convalidata può fornire dati, informazioni e documenti in modo veloce e sicuro, e perché no, dove serve, anche in diverse lingue, così da favorire il processo di comprensione da parte di tutti (operatori che lavorano nel sito e autorità o clienti internazionali). Il paragrafo 5.3.4 della linea guida PIC assegna all’Autorità il compito di effettuare la traduzione dei documenti necessari all’esecuzione del desk assessment, ma dà anche all’Autorità la possibilità di richiedere al manufacturerquesto task.

Quali sono quindi le informazioni e i documenti che uno stabilimento dovrebbe sempre avere disponibili quando si appresta a ricevere un Remote GMP Assessment? Naturalmente non c’è una sola risposta a questa domanda, o meglio la risposta è: tutte quelle informazioni e quei dati che insieme danno l’evidenza di un sistema di compliance robusto e stabile.

Alcuni esempi ce li fornisce EFPIA con il documento Alternative GMP/GDP Inspection Practices in a pandemic Situation (COVID‐19) and Beyond, dove vengono citati il Site Master File eil Manuale della Qualità con le principali procedure di sistema, per consentire una visione generale del Sistema Qualità dell’azienda, e l’Annual Product Reviewscomprensivo deicomplaints, recalls, variations, validation statuse quality defectsin modo da permettere un’adeguata conoscenza del prodotto.

Altre indicazioni si possono trovare nella sopra citata linea guida PIC, nella quale al paragrafo 5.3.1 vengono indicati come informazioni necessarie: le Azioni Correttive e Preventive relative alle precedenti ispezioni e le modifiche GMP rilevanti (key people, prodotti, specialità medicinali…).

Chiunque però abbia subito o effettuato un’ispezione GMP sa molto bene che il clima di fiducia si costruisce durante l’ispezione, rendendo subito disponibili tutte le evidenze necessarie alla dimostrazione che quanto si sta descrivendo è reale e dimostrabile. Per fare questo può servire un batch record di uno specifico lotto, per dimostrare che i parametri critici di processo sono mantenuti sotto controllo; può servire una scheda di formazione per dare evidenza che quello specifico operatore è formato per condurre quella macchina; può servire un modulo di Change per dare garanzia che quel nuovo eccipiente è stato valutato da tutti e in modo esaustivo; può servire un cromatogramma per dimostrare che il titolo di un’API è stato correttamente determinato, e ancora, può servire il modulo di registrazione e gestione di una non conformità o di un fuori specifica per dare assicurazione che quella particolare anomalia è stata investigata accuratamente, ne sono state identificate le cause ed è stato risolto il problema. Tutto questo serve per consentire a chi ci sta ispezionando di costruirsi un’idea adeguata del nostro modo di lavorare e della nostra conoscenza delle buone pratiche di lavorazione, ancor più se non può vedere di persona le nostre strutture, i nostri impianti e le nostre persone.

Rendere disponibile questa enorme quantità di informazioni, dati, documenti senza delle soluzioni digitali adeguate è l’equivalente di svuotare il mare con un cucchiaino: un’enorme fatica per raggiungere un risultato che non sarà mai soddisfacente.

L’ EFPIA nel suo documento “Reflection paper on optimisation of paper-based inspections”del 26 giugno del 2019 segnalava che alcune aziende sue associate per preparare un ispezione paper-based dell’Autorità Giapponese hanno utilizzato una risorsa a tempo pieno per 5 giorni e altri 10 esperti solo per predisporre la documentazione preliminare all’ispezione. Questo ci mostra quanto enorme possa essere lo sforzo per rendere fruibili anche ad attori fuori dalla nostra organizzazione i dati e le informazioni GMP rilevanti quando queste non siano già in un formato digitale, che consente più facilmente la produzione di report configurabili e la loro condivisione.

Solo quando saremo in grado di fornire tutte le informazioni necessarie in modo facile, veloce e sicuro potremo veramente aspirare ad un efficace Remote GMP Audit da parte delle Autorità e da parte di tutti i nostri partners professionali.

Un passo importante in tale direzione, sarà individuare una propria strategia di 4.0 e digitalizzazione, che porti non solo ad introdurre le tecnologie più adatte per digitalizzare velocemente e in sicurezza processi, dati e documentazione, ma sostenga anche la adozione di strumenti innovativi per la condivisione e la comunicazione tra tutti i diversi attori coinvolti da audit e ispezioni remote. Tali strumenti (tra i quali: Internet of Things, Collaborative Platform, Virtual & Augmented Reality) dovranno essere scelti e adottati con modalità che forniscano adeguate garanzie di robustezza e compliance: tutto ciò al fine di creare il giusto clima di fiducia per poter condurre con successo audit e ispezioni remote.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row hide_bg_image_on_tablet="" hide_bg_image_on_mobile="" css=".vc_custom_1614080523906{padding-top: 50px !important;}"][vc_column][vc_column_text]Articoli correlati e case studies[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Mirka Broccato, QP & GMP compliance Executive Consultant

Cosa ci aspettiamo quindi per il futuro?

Covid-19 e il valore della digitalizzazione

Covid-19, un booster per la digital transformation

Il dopo Covid-19: l’evoluzione verso il “new normal”

Mirka Broccato, QP & GMP compliance Executive Consultant

Mirka Broccato,
QP & GMP compliance Executive Consultant

Mirka Broccato,
QP & GMP compliance Executive Consultant